PROTECCION DE DOCUMENTOS

Se deben  proteger los datos de los documentos contra mal uso, pérdida, daño o acceso no autorizado, cambio y eliminación. Las medidas de seguridad son constantemente probadas y mejoradas de acuerdo con el progreso técnico y posibilidades organizativas.

El campo de seguridad referido a la protección de documentos electrónicos, consta de dos partes:

• Recuperación de documentos - existen empresas que se dedican a la recuperación de documentos o sectores dañados (por ejemplo: se dañó el disco duro y no hay respaldo de los documentos)
• Protección de documentos y datos.

El Acto de Protección de los datos, que entró en vigor en 1999, considera que los datos deben ser: 

• Tratados justamente y legítimamente;
• Obtenidos y usados sólo para objetivos específicos y legales;
• Adecuados, relevantes y sin exceso; Guardados bajo seguro;
• Tratados de acuerdo con los derechos de individuos;
• Transferidos sólo a países que ofrecen la protección adecuada....

Para garantizar la seguridad de la computadora y la documentación cada empresa desarrolla técnicas para guardar los sistemas de información e información almacenada en las computadoras. Las amenazas potenciales incluyen la destrucción o uso no adecuado de los documentos obtenidos.

Por esto una de las medidas son:

• Respaldo de la información
• Uso de encriptación
• Contraseñas y usuarios aprobados
• Sistemas de detección
• Protección especial de la computadora

Debes escoger una buena contraseña con al menos 6 - 8 caracteres (por ejemplo: minúsculas, mayúsculas y números).

Guardar tu Sistema actualizado y verificado con los últimos programas de anti-virus.

Tener cuidado con los archivos adjuntos del correo electrónico.

Codificar y decodificar los datos.

Ejemplo:

Todos los datos son codificados desde el principio de la transmisión hasta el fin de la misma.

Se puede elaborar un protocolo de seguridad, que incluye pasos como:

1. Instalar el antivirus y asegurar su actualización cada 15 días.
2. Checar la información ingresada a nuestra PC.
3. Si nos entregan un diskette y nos dicen que está revisado, NO CONFIAR NUNCA en los procedimientos de otras personas que no seamos nosotros mismos o de la misma empresa.
4. Para descargar páginas de Internet, archivos ejecutables, etc., definir siempre en nuestra PC una carpeta o directorio para recibir el material. De ese modo sabemos que todo lo que descarguemos de Internet siempre estará en una sola carpeta. Nunca ejecutar o abrir antes de escanearlos con el antivirus.
5. Nunca abrir un adjunto de un correo electrónico sin checarlo. Si el adjunto es de un desconocido que no nos avisó previamente del material, borrarlo directamente sin abrir.
6. Al actualizar el antivirus, verifica tu PC completamente.
7. Crear bibliotecas de diskettes y discos, conteniendo información, verificarlos por última vez, protegerlos contra escritura y fecharlos para saber cuándo fue el último escaneo.
8. Hacer el respaldo periódico de tus archivos. Una vez cada 15 días es lo mismo recomendado para un usuario doméstico. Si usas con fines profesionales tu PC, debes hacer un backup parcial de archivos cada 48 horas como mínimo. Backup parcial de archivos es la copia de seguridad en discos duros externos de los documentos modificados.